Entscheidungshilfe
Was nach dem Launch kommt: Wartung, Hosting und Backups realistisch kalkulieren
Software ist kein Möbelstück, das man einmal kauft und danach benutzt. Sie steht in einer Umgebung, die sich permanent verändert: Betriebssysteme, Bibliotheken, Browser, Sicherheitslücken, gesetzliche Anforderungen. Wer das nicht einplant, zahlt es später als Sanierungsprojekt.
Die fünf Posten, die dauerhaft anfallen
Wir teilen die laufenden Kosten in fünf Blöcke. Vier davon sind unvermeidlich, der fünfte ist eine Entscheidung.
- Hosting und Infrastruktur. Server, Datenbank, Objektspeicher, Domains, TLS-Zertifikate. Für eine kleine bis mittlere Anwendung realistisch 20 bis 150 Euro im Monat, je nach Datenmenge und Verfügbarkeitsanspruch.
- Sicherheits-Updates. Abhängigkeiten haben Lücken, und Lücken haben Termine. Wer nicht regelmäßig aktualisiert, sammelt Risiko an, bis ein einzelnes Update zum Migrationsprojekt wird.
- Backups und deren Prüfung. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung. Der Wiederherstellungstest gehört in den laufenden Betrieb — dazu haben wir einen eigenen Beitrag geschrieben.
- Monitoring und Bereitschaft. Jemand muss merken, wenn etwas ausfällt, und zwar bevor Ihre Kunden anrufen. Das kostet wenig, wenn es von Anfang an eingerichtet ist.
- Weiterentwicklung. Der einzige optionale Posten — und der, der über die Lebensdauer entscheidet. Software, die nicht mit dem Betrieb mitwächst, wird nach drei Jahren umgangen statt genutzt.
Eine Faustregel und ihre Grenzen
Als Orientierung planen Sie jährlich 15 bis 20 Prozent der Erstinvestition für Betrieb und Pflege ein. Bei einer Anwendung für 40.000 Euro sind das 6.000 bis 8.000 Euro pro Jahr, in denen Hosting, Updates, Backups, Monitoring und ein Kontingent für kleine Anpassungen stecken.
Die Regel hat zwei Grenzen. Nach oben: Wenn die Anwendung geschäftskritisch ist und Ausfälle direkt Umsatz kosten, brauchen Sie mehr Redundanz und schnellere Reaktionszeiten — das kostet. Nach unten: Ein internes Tool, das ein Team gelegentlich nutzt, kommt mit deutlich weniger aus.
Die Posten, die in Angeboten fehlen
Wenn Sie Angebote vergleichen, achten Sie auf die Stellen, an denen es üblicherweise still bleibt. Fehlen sie im Angebot, fehlen sie nicht in der Realität — sie tauchen nur später auf.
- Wiederherstellungstest. Wie oft wird ein Backup tatsächlich zurückgespielt, und wer bestätigt das Ergebnis?
- Reaktionszeiten. Was heißt „Support" konkret: vier Stunden am Werktag oder irgendwann diese Woche?
- Major-Upgrades. Wer bezahlt den Sprung auf die nächste Hauptversion des Frameworks in zwei Jahren?
- Ausstieg. Was passiert, wenn Sie den Dienstleister wechseln? Wer übergibt Zugänge, Daten und Dokumentation — und zu welchen Konditionen?
Wie sich laufende Kosten senken lassen
Der größte Hebel liegt in der Architektur, und zwar zum Zeitpunkt der Entwicklung. Eine Anwendung mit wenigen, bewusst gewählten Abhängigkeiten und automatisierten Tests lässt sich in Stunden aktualisieren. Eine mit dreihundert Paketen ohne Testabdeckung braucht dafür Tage — jedes Mal.
Der zweite Hebel ist Automatisierung des Betriebs: Deployments, Backups und Monitoring, die ohne Handarbeit laufen. Das kostet einmalig ein paar Tage und spart danach dauerhaft, weil niemand mehr an Routine denken muss.
Der dritte Hebel ist unspektakulär: Dokumentation, die aktuell ist. Sie merken ihren Wert erst, wenn jemand Neues übernimmt — und dann sofort.
Häufige Fragen
Können wir die Software selbst betreiben?
Ja. Wir übergeben Quellcode, Konfiguration und Betriebsdokumentation vollständig. Sinnvoll ist das, wenn Sie eigene IT-Kompetenz im Haus haben — sonst verlagern Sie Kosten nur von der Rechnung in die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeitenden.
Was passiert, wenn wir ein Jahr lang nichts machen?
Meist nichts Sichtbares — und genau das ist die Falle. Im Hintergrund sammeln sich veraltete Abhängigkeiten und ungepatchte Lücken. Der Aufholaufwand wächst überproportional, und im schlechten Fall entscheidet ein Sicherheitsvorfall über den Zeitpunkt.
Gibt es eine Wartungspauschale?
Ja, wir arbeiten mit monatlichen Pauschalen, die Hosting, Updates, Backups, Monitoring und ein festes Stundenkontingent für kleine Anpassungen enthalten. Die Höhe hängt vom Umfang der Anwendung und Ihren Verfügbarkeitsanforderungen ab.