Entscheidungshilfe
Was kostet individuelle Software?
Kaum eine Frage wird uns häufiger gestellt und kaum eine wird von Anbietern unbefriedigender beantwortet. Wir versuchen es hier anders: mit Größenordnungen, den tatsächlichen Kostentreibern und den Stellen, an denen Projekte typischerweise teurer werden als geplant.
Warum es keine Preisliste gibt
Individuelle Software ist kein Produkt aus dem Regal, sondern eine Dienstleistung, deren Umfang Sie selbst mitbestimmen. Dieselbe Anforderung — „wir brauchen ein Buchungssystem" — kann fünfzehn Personentage bedeuten oder hundertfünfzig, je nachdem, ob es um einen Kalender mit E-Mail-Bestätigung geht oder um Mehrfachressourcen, Anzahlungen, Stornofristen, Schichtpläne und eine Anbindung an die vorhandene Warenwirtschaft.
Deshalb ist jede Zahl, die Ihnen jemand ohne Rückfragen nennt, entweder ein Lockangebot oder ein Sicherheitsaufschlag. Beides ist für Sie schlecht. Was wir stattdessen tun können, ist die Größenordnung an messbaren Merkmalen festzumachen — und genau die schauen wir uns hier an.
Größenordnungen, an denen Sie sich orientieren können
Wir rechnen in Personentagen, weil das die Einheit ist, in der Aufwand tatsächlich anfällt. Multipliziert mit dem Tagessatz ergibt sich der Preis; der Tagessatz ist der Teil, über den man sprechen kann, der Aufwand der Teil, den man ehrlich schätzen muss.
Die folgenden Spannen stammen aus Projekten unserer Größenklasse — kleine Unternehmen und Startups, kein Konzernumfeld. Sie beschreiben die Erstumsetzung bis zum Livegang, ohne laufenden Betrieb.
- Überschaubare Webanwendung mit einer klaren Aufgabe (Formularstrecke, kleines Kundenportal, internes Tool für ein Team): 15–30 Personentage.
- Buchungs- oder Reservierungssystem mit Kalender, Zahlungsanbindung und E-Mail-Benachrichtigungen: 30–60 Personentage.
- Onlineshop mit individueller Logik jenseits eines Standard-Shopsystems: 40–80 Personentage.
- Fachanwendung mit Rollen- und Rechtesystem, mehreren Modulen und Auswertungen (ein CRM etwa): ab 60 Personentagen aufwärts, in Stufen ausbaubar.
- Anbindung eines bestehenden Fremdsystems (Warenwirtschaft, DATEV, Kassensystem): 5–20 Personentage je Schnittstelle, stark abhängig von der Qualität der Gegenstelle.
Die fünf echten Kostentreiber
Was ein Projekt teuer macht, ist selten das, was Auftraggeber vermuten. Die Oberfläche ist es fast nie. Teuer wird es an diesen fünf Stellen:
- Schnittstellen zu Fremdsystemen. Eine dokumentierte, moderne API kostet Tage; ein historisch gewachsenes System ohne Dokumentation, das nur nächtliche CSV-Exporte kennt, kostet Wochen — inklusive der Fehlerbehandlung für alles, was dabei schiefgehen kann.
- Rollen und Rechte. „Jeder sieht alles" ist billig. Sobald einzelne Mitarbeitende unterschiedliche Dinge sehen und dürfen, wächst der Aufwand in jeder Maske und in jedem Test mit.
- Datenmigration. Bestandsdaten aus dem Altsystem zu übernehmen ist Detailarbeit: uneinheitliche Formate, Dubletten, fehlende Pflichtfelder. Der Aufwand wird fast immer unterschätzt.
- Rechtliche Anforderungen. DSGVO-konforme Löschkonzepte, revisionssichere Ablage, Barrierefreiheit — jedes für sich sinnvoll, jedes ein eigener Posten.
- Unklarheit im Fachlichen. Wenn während der Umsetzung erst geklärt wird, wie ein Prozess eigentlich läuft, zahlen Sie die Klärung in Entwicklungszeit statt in Vorbereitungszeit. Das ist der teuerste aller Kostentreiber.
Festpreis oder nach Aufwand?
Ein Festpreis verlagert das Risiko zum Dienstleister — und der preist es ein. Realistisch sind Aufschläge von zwanzig bis vierzig Prozent, weil jemand die Unsicherheit tragen muss. Dafür bekommen Sie Planungssicherheit, und das ist bei einer Investitionsentscheidung viel wert.
Abrechnung nach Aufwand ist bei gleicher Leistung günstiger, verlangt aber Vertrauen und Aufmerksamkeit von Ihnen. Sie funktioniert gut, wenn Sie in kurzen Abständen sehen, was entstanden ist, und jederzeit nachsteuern können.
Unser Vorgehen dazwischen: Wir schneiden das Projekt in klar umrissene Abschnitte und machen den ersten Abschnitt zum Festpreis. Danach kennen beide Seiten das System, die Datenlage und die Zusammenarbeit — und die Schätzung für den Rest wird deutlich belastbarer.
Was Sie tun können, um den Preis zu senken
Der wirksamste Hebel liegt vor dem ersten Angebot. Wer präzise beschreiben kann, welches Problem gelöst werden soll und welche Schritte ein Vorgang durchläuft, spart nicht nur Klärungsaufwand, sondern bekommt auch vergleichbare Angebote statt Schätzungen ins Blaue.
Der zweite Hebel ist der Zuschnitt der ersten Ausbaustufe. Software, die nach acht Wochen im Einsatz ist und Ihnen zeigt, was in der Praxis wirklich fehlt, ist mehr wert als eine vollständige Lösung nach neun Monaten, deren Hälfte nie benutzt wird. Wir empfehlen fast immer, klein anzufangen — nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil der Zuschnitt danach besser ist.
Der dritte Hebel ist die Entscheidungsgeschwindigkeit auf Ihrer Seite. Ein Projekt, das zwei Wochen auf eine Freigabe wartet, kostet Geld — im laufenden Sprint genauso wie beim erneuten Einarbeiten danach.
Häufige Fragen
Können Sie einen Preis nennen, bevor wir uns detailliert austauschen?
Eine Größenordnung ja, ein Angebot nein. Nach einem Gespräch von etwa einer Stunde können wir in der Regel sagen, in welchem der oben genannten Bereiche Ihr Vorhaben liegt. Ein belastbares Angebot braucht anschließend eine kurze Konzeptphase.
Was kostet die laufende Betreuung nach dem Launch?
Hosting, Updates, Sicherheits-Patches und kleine Anpassungen fallen dauerhaft an. Als Faustregel planen Sie jährlich 15 bis 20 Prozent der Erstinvestition ein. Wir haben dem einen eigenen Beitrag gewidmet.
Zahlen wir alles auf einmal?
Nein. Wir rechnen entlang der vereinbarten Abschnitte ab, sodass Zahlungen an sichtbare Ergebnisse gekoppelt sind — Sie sehen jeweils, wofür Sie zahlen, bevor der nächste Abschnitt beginnt.